Jahresabschluss

Rechnungsabgrenzungen/ Abgrenzung der Aufwendungen und Erträge

Auf den Konten „Sonstige Verbindlichkeiten“ und „Sonstige Forderungen“ werden Aufwendungen und Erträge des alten Geschäftsjahres erfasst, die erst im neuen Geschäftsjahr zu Ausgaben und Einnahmen werden. Sie stellen echte Verbindlichkeiten bzw. Forderungen dar, die durch Zahlung im neuen Geschäftsjahr beglichen werden.
Werden dagegen bereits Zahlungen im alten Jahr für Aufwendungen und Erträge des neuen Jahres geleistet, sind die Aufwands- und Ertragskonten über die Konten „Aktive Rechnungsabgrenzung“ bzw. „Passive Rechnungsabgrenzung“ zu berichtigen.

Aktive und Passive Rechnungsabgrenzung
Nach dem NKHR sind Aktive und Passive Rechnungsabgrenzungen darzustellen. Siehe hierzu § 48 GemHVO.

Aktive Rechnungsabgrenzung
Hierunter fallen Aufwendungen (zum Beispiel Vorauszahlungen für Versicherungen, Mieten, Zinsen), die bereits im abzuschließenden Geschäftsjahr bezahlt und gebucht wurden, aber entweder nur zum Teil oder ganz dem neuen Geschäftsjahr wirtschaftlich zuzurechnen sind. Zum Bilanzstichtag sind die betreffenden Aufwandskonten durch eine „Aktive Rechnungsabgrenzung“ zu berichtigen. Sie stellt eine Leistungsforderung dar. So begründen zum Beispiel Mietvorauszahlungen einen Anspruch auf Nutzung der gemieteten Räume im neuen Geschäftsjahr.

Passive Rechnungsabgrenzung
Hierunter fallen Erträge (zum Beispiel im Voraus erhaltene Miete, Pacht, Zinsen), die bereits im abzuschließenden Geschäftsjahr als Einnahmen gebucht wurden, aber entweder nur zum Teil oder ganz dem neuen Geschäftsjahr wirtschaftlich zuzurechnen sind. Zum Bilanzstichtag sind die betreffenden Ertragskonten durch eine „Passive Rechnungsabgrenzung“ zu berichtigen. Sie stellt eine Leistungsverbindlichkeit dar. So begründet z.B. eine an uns geleistete Zinsvorauszahlung eine Verpflichtung auf weitere Überlassung des gewährten Darlehens im neuen Geschäftsjahr.
Mit Hilfe der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten werden die im alten Haushaltsjahr im Voraus gezahlten Aufwendungen und vereinnahmten Erträge über die Schlussbilanz in die Ergebnisrechnung des neuen Geschäftsjahres übertragen. Man nennt sie deshalb auch „transitorische Posten“ (lat. transire = hinübergehen).
Die Rechnungsabgrenzungsposten dienen ebenso wie die "Sonstigen Forderungen/ Verbindlichkeiten" der zeitraumrichtigen Abgrenzung der Aufwendungen und Erträge, damit das Gesamtergebnis periodengerecht zum Jahresabschluss ermittelt werden kann.

Sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten
Wenn Aufwendungen und Erträge des alten Geschäftsjahres erst im neuen Jahr zu Ausgaben beziehungsweise zu Einnahmen führen, müssen sie zum Jahresabschluss als „Sonstige Verbindlichkeiten“ bzw. „Sonstige Forderungen“ erfasst werden.

Beispiel 1:
Die Miete für Büroräume für Dezember in Höhe von 1.500,00 € wird erst im Januar überwiesen.
Die Dezembermiete ist Aufwand des alten Jahres, der erst im neuen Jahr zu einer Ausgabe führt. Aus Gründen der periodengerechten Ergebnisrechnung ist der Aufwand noch im alten Jahr zu erfassen und zugleich als „Sonstige Verbindlichkeiten“ in der Schlussbilanz auszuweisen.

Geschäftsfall
Vorgang im alten Jahr
Vorgang im neuen Jahr
Buchung zum 31. Dezember
 
 
 
 
Von der Verwaltung zu zahlender Aufwand
Aufwand
Auszahlung
Aufwandskonto an Verbindlichkeit
Noch zu vereinnahmender Ertrag
Ertrag
Einzahlung
Forderung an Ertragskonto
Von der Verwaltung im Voraus bezahlter Aufwand
Auszahlung
Aufwand
Aktive Rechnungsabgrenzung an Aufwandskonto
Vor Voraus vereinnahmter Ertrag
Einzahlung
Ertrag
Ertragskonto an Passive Rechnungsabgrenzung